Allgemeine Nutzungsbedingungen

Präambel

QRAGO AI ist eine KI-gestützte Multi-Channel-Plattform der Qrago GmbH für Unternehmen in der Gesundheitslogistik (Krankentransporte, Krankenfahrten, Labor- und Materialtransporte). Die Plattform umfasst KI-Telefonassistenz, Chat-Widgets, Telegram-Bots, eine Multi-Channel-Inbox, Document AI (Transportschein-Scanner) sowie Analytics-Funktionen. Die nachfolgenden Allgemeinen Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der QRAGO AI Plattform durch Kunden (nachfolgend „Nutzer").

1. Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Nutzungsbedingungen („Nutzungsbedingungen") gelten für alle Leistungen und Angebote der Qrago GmbH (nachfolgend „QRAGO"), die über die Plattform unterqrago.ai bereitgestellt werden.

1.2 Geschäftsbedingungen des Nutzers oder Dritter finden keine Anwendung, auch wenn QRAGO ihrer Geltung im Einzelfall nicht gesondert widerspricht.

1.3 Die Nutzung von QRAGO AI setzt die Eigenschaft als Unternehmer im Sinne des § 14 BGB voraus. QRAGO AI richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden.

2. Angebot und Vertragsabschluss

2.1 Alle Angebote von QRAGO sind Aufforderungen zur Vertragsanbahnung seitens QRAGO, also freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet sind.

2.2 Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Nutzers auf der Plattform und die Bestätigung der Nutzungsbedingungen per Checkbox zustande, ohne dass es einer gesonderten Unterschrift bedarf.

2.3 Im Rahmen des Registrierungsvorgangs werden die zur Durchführung des Vertrages notwendigen Informationen abgefragt. Der Nutzer hat durch Verwendung einer Checkbox das Einverständnis mit den Nutzungsbedingungen zu bestätigen.

2.4 Ergänzungen und Abänderungen der getroffenen Vereinbarung einschließlich dieser Nutzungsbedingungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform.

3. Leistung von QRAGO AI

3.1 QRAGO stellt dem Nutzer eine KI-gestützte Multi-Channel-Plattform zur Verfügung. Der Service umfasst folgende Kern- und Zusatzleistungen:

Kernleistungen (in jedem Plan enthalten):

• Bereitstellung und Betrieb von KI-Agenten auf der QRAGO AI Plattform
• Automatische Annahme und Bearbeitung eingehender Telefonanrufe (KI-Telefonassistenz)
• Erfassung von Patientendaten, Adressen und Fahrtinformationen mittels Spracherkennung
• Automatische Buchung von Fahrten über die QRAGO API (sofern konfiguriert)
• Bereitstellung von Gesprächsprotokollen, KI-Zusammenfassungen und Analytics
• E-Mail- und Browser-Benachrichtigungen über Anfragen und Buchungen
• Verwaltungsoberfläche (Dashboard) unter qrago.ai/app

Zusatzmodule (separat zubuchbar):

• Chat Widget — Einbettbarer KI-Chat für Kunden-Websites zur automatisierten Auftragserfassung
• Telegram Bot — KI-Assistent auf der Telegram-Plattform für Kundenanfragen
• Document AI — Automatische Erkennung und Verarbeitung von Transportscheinen mittels OCR und KI
• Multi-Channel Inbox — Kanalübergreifender Posteingang mit Human-Takeover-Funktion für manuelle Bearbeitung durch Disponenten

3.2 Inhalt und Umfang der Leistung von QRAGO ergeben sich aus der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gewählten Leistungsbeschreibung (Plan). Nach Vertragsschluss können Zusatzleistungen hinzugefügt oder der Plan gewechselt werden.

3.3 QRAGO ist bemüht, die Plattform mit einer Verfügbarkeit von 99,5% im Jahresmittel bereitzustellen. Hiervon ausgenommen sind geplante Wartungsarbeiten, die mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt werden, sowie Ausfälle aufgrund höherer Gewalt.

3.4 Die KI-generierten Inhalte (Gesprächsführung, Buchungsvorschläge, Zusammenfassungen) sind maschinell erstellt und können Fehler enthalten. Der Nutzer ist verpflichtet, die Korrektheit der durch die KI erfassten Daten und durchgeführten Buchungen eigenverantwortlich zu prüfen. QRAGO übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit der KI-Ausgaben.

3.5 Die Leistungen können nach Vertragsschluss durch QRAGO geändert oder erweitert werden, wenn dies aus triftigem Grund erforderlich ist und dem Nutzer hierdurch objektiv nicht schlechter gestellt wird.

4. Pflichten des Nutzers

4.1 Der Nutzer ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen und diese aktuell zu halten.

4.2 Der Nutzer ist für die Konfiguration seiner KI-Agenten (System-Prompt, Begrüßungstexte, Verhaltensanweisungen) selbst verantwortlich. QRAGO stellt Vorlagen bereit, übernimmt jedoch keine Haftung für kundenspezifische Anpassungen.

4.3 Der Nutzer stellt sicher, dass die Nutzung der QRAGO AI Plattform im Einklang mit geltendem Recht steht, insbesondere mit den Vorschriften zum Datenschutz (DSGVO), Telekommunikationsrecht und den gesetzlichen Anforderungen an Krankentransporte.

4.4 Der Nutzer ist verpflichtet, seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und unbefugten Zugriff auf sein Konto zu verhindern. Bei Verdacht auf Missbrauch ist QRAGO unverzüglich zu informieren.

4.5 Die Überlassung eines Nutzer-Accounts an Dritte oder Account-Sharing ist nicht gestattet. Eine Zuwiderhandlung berechtigt QRAGO zur außerordentlichen Kündigung.

5. Kommunikationskanäle und Gesprächsaufzeichnung

5.1 QRAGO stellt dem Nutzer Telefonnummern zur Verfügung oder ermöglicht die Anbindung eigener Telefonie-Infrastruktur (SIP-Trunk, Native SIP). Die Bereitstellung von Telefonnummern erfolgt über Drittanbieter (Twilio Inc.) und unterliegt deren Nutzungsbedingungen.

5.2 Eingehende Anrufe werden standardmäßig aufgezeichnet und KI-gestützt verarbeitet. Zu Beginn jedes Anrufs wird eine DSGVO-konforme Ansage abgespielt, die den Anrufer über die Aufzeichnung informiert und eine Opt-out-Möglichkeit bietet (Taste 1).

5.3 Für Chat-Widgets und Telegram-Bots gilt: Nachrichten werden in der QRAGO AI Plattform gespeichert und KI-gestützt verarbeitet. Der Nutzer ist verpflichtet, seine Kunden über die KI-gestützte Verarbeitung ihrer Nachrichten zu informieren (z.B. durch einen entsprechenden Hinweis im Chat-Widget oder in der Telegram-Bot-Begrüßung).

5.4 Der Nutzer ist eigenverantwortlich dafür zuständig, die Aufzeichnung und KI-Verarbeitung von Kommunikation über alle Kanäle (Telefon, Chat, Telegram) im Einklang mit geltendem Datenschutzrecht durchzuführen und seine Kunden entsprechend zu informieren.

5.5 Gesprächsaufzeichnungen, Chat-Verläufe und Transkripte werden gemäß den Datenschutzbestimmungen gespeichert und können vom Nutzer über die Plattform eingesehen und gelöscht werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt standardmäßig 30 Tage, sofern der Nutzer keine andere Konfiguration vornimmt.

5.6 Die Multi-Channel Inbox ermöglicht es Disponenten, KI-Konversationen manuell zu übernehmen (Human Takeover). Der Nutzer ist dafür verantwortlich, dass seine Mitarbeiter die Datenschutzbestimmungen bei der manuellen Bearbeitung von Kundenanfragen einhalten.

6. Servicegebühr und Zahlungsbedingungen

6.1 Für die Nutzung der QRAGO AI Plattform erhebt QRAGO eine Servicegebühr. Die Höhe der Servicegebühr ergibt sich aus dem gewählten Plan:

6.2 Die Servicegebühren verstehen sich als Nettopreise zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. QRAGO behält sich vor, die Servicegebühren nach billigem Ermessen (§ 315 BGB) anzupassen. Preisänderungen werden dem Nutzer mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Dem Nutzer steht bei Preiserhöhungen ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preiserhöhung zu.

6.3 Die Abrechnung erfolgt monatlich über den hinterlegten Zahlungsweg (Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift). Rechnungsbeträge sind sofort fällig und ohne jeden Abzug zu bezahlen.

6.4 Einwendungen gegen die Richtigkeit der monatlichen Abrechnung sind innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Abrechnung in Textform zu erheben.

6.5 Bei Zahlungsverzug ist QRAGO berechtigt, den Zugang zur Plattform vorübergehend einzuschränken, bis die ausstehenden Beträge beglichen sind. Ein wichtiger Grund für die außerordentliche Kündigung liegt insbesondere dann vor, wenn der Nutzer mit der Bezahlung der Servicegebühr in Höhe von mindestens zwei Monaten in Verzug ist.

7. Nutzungsrechte für die QRAGO AI Plattform

7.1 QRAGO räumt dem Nutzer für die Dauer des Vertrags das einfache und nicht ausschließliche Recht ein, die QRAGO AI Plattform bestimmungsgemäß zu nutzen.

7.2 Der Nutzer darf die Plattform nicht für rechtswidrige Zwecke nutzen, insbesondere nicht zur Verbreitung von Spam, zur Täuschung von Anrufern oder zur Erhebung von Daten ohne entsprechende Rechtsgrundlage.

7.3 QRAGO behält sich das Recht vor, Nutzer-Accounts bei Verstößen gegen diese Nutzungsbedingungen vorübergehend zu sperren oder dauerhaft zu löschen.

8. Datenschutz

8.1 QRAGO und der Nutzer verpflichten sich jeweils zur Beachtung aller anwendbaren gesetzlicher Vorschriften zum Datenschutz.

8.2 QRAGO erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Datenschutzerklärung unter qrago.ai/datenschutz.

8.3 Soweit QRAGO im Auftrag des Nutzers personenbezogene Daten verarbeitet (insbesondere Anruferdaten, Patientendaten), schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten ergeben sich aus Abschnitt 11 dieser Nutzungsbedingungen.

8.4 Die Verarbeitung von Gesprächs- und Nachrichtendaten durch die OpenAI API (Realtime API für Telefonie, Chat Completions für Text-Kanäle) erfolgt gemäß der Data Processing Agreements von OpenAI. QRAGO stellt sicher, dass die Datenverarbeitung den Anforderungen der DSGVO entspricht. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

9. Haftung

9.1 QRAGO haftet auf Schadensersatz bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit, im Rahmen einer etwaigen Garantiezusage oder bei der Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz.

9.2 Bei schuldhafter Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet QRAGO auch bei leicht fahrlässiger Verletzung, dann aber begrenzt auf den vertragstypischen, vernünftigerweise vorhersehbaren Schaden.

9.3 QRAGO haftet nicht für die inhaltliche Richtigkeit von KI-generierten Gesprächsinhalten, Buchungsvorschlägen oder Zusammenfassungen. Die Verantwortung für die Prüfung und Freigabe von durch die KI initiierten Aktionen (z.B. Fahrtbuchungen) liegt beim Nutzer.

9.4 QRAGO haftet nicht für Ausfälle oder Einschränkungen der Plattform, die durch Drittanbieter (Twilio, OpenAI, Stripe) verursacht werden, sofern QRAGO die Auswahl und Überwachung dieser Anbieter mit der gebotenen Sorgfalt vorgenommen hat.

10. Vertragsdauer und Kündigung

10.1 Der Vertrag beginnt mit Vertragsschluss und läuft auf unbestimmte Zeit. Beiden Parteien steht das Recht zu, den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende zu kündigen.

10.2 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

10.3 Kündigungserklärungen haben in Textform zu erfolgen.

10.4 Bei Kündigung werden sämtliche KI-Agenten deaktiviert, Telefonnummern freigegeben und die Stripe-Subscription zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode beendet. Der Nutzer kann seine Daten innerhalb von 30 Tagen nach Kündigung exportieren. Danach werden alle nutzerbezogenen Daten gemäß den Datenschutzbestimmungen gelöscht.

10.5 Im Falle der Einstellung des Betriebs der QRAGO AI Plattform wird QRAGO den Nutzer mindestens 90 Tage im Voraus in Textform informieren.

11. Auftragsverarbeitungsvertrag

11.1 Gegenstand

Gegenstand dieses Auftragsverarbeitungsvertrages ist die Festlegung des datenschutzrechtlichen Rahmens für die vertraglichen Beziehungen zwischen Qrago GmbH und dem Nutzer. Die Beschreibung des jeweiligen Auftrags ergibt sich aus der Datenschutzerklärung.

11.2 Ort der Datenverarbeitung

Die vertraglich vereinbarte Verarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des EWR statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Nutzers und darf nur erfolgen, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

11.3 Weisung

QRAGO verarbeitet die personenbezogenen Daten nur im Rahmen der vom Nutzer erteilten Weisungen. Falls Weisungen des Datenschutzkonzeptes dieses Vertrages getroffene Festlegungen ändern, sind sie nur zulässig, wenn eine entsprechende neue Vereinbarung in schriftlicher Form erfolgt.

11.4 Technische und organisatorische Maßnahmen

QRAGO führt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durch, dass die Verarbeitung in Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgt. Dies umfasst insbesondere die Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS), Zugriffskontrolle, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und die Pseudonymisierung, soweit möglich.

11.5 Löschung und Rückgabe personenbezogener Daten

QRAGO ist nach Abschluss der vereinbarten Verarbeitungsleistungen verpflichtet, alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Nutzers zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung hat so zu erfolgen, dass die Daten nicht wiederherstellbar sind. Die Pflicht zur Löschung besteht nicht, sofern QRAGO nach dem Recht der EU oder der Mitgliedstaaten zur weiteren Speicherung der Daten gesetzlich verpflichtet ist.

12. Schlussbestimmungen

12.1 Erfüllungsort für alle Leistungen ist der Sitz von QRAGO. Für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Gerichtsstand nach Wahl von QRAGO Hamburg oder der Sitz des Nutzers. Für Klagen gegen QRAGO ist Hamburg ausschließlicher Gerichtsstand.

12.2 Dieser Vertrag unterliegt ausschließlich dem Recht der Bundesrepublik Deutschland.

12.3 Sollten einzelne Regelungen unwirksam sein oder Regelungslücken vorliegen, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

12.4 QRAGO behält sich vor, diese Nutzungsbedingungen mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen zu ändern. Änderungen werden dem Nutzer in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Nutzer den Änderungen nicht innerhalb der Frist, gilt die bisherige Fassung der Nutzungsbedingungen weiter. QRAGO behält sich in diesem Fall das Recht vor, das Vertragsverhältnis ordentlich zu kündigen.

12.5 Bei Fragen oder Beschwerden steht das Support-Team unter support@qrago.de zur Verfügung.